Besonders zum Jahresende archivieren viele Anwender ihren Outlook-Kalender. So auch ich.
Auf der einen Seite ist es toll, um Platz auf der Festplatte zu sparen und auch um die zurückliegenden Termine für etwaige Rückfragen zu sichern. Diejenigen, die sich damit beschäftigen, kennen bestimmt auch die normale Archivfunktion. Diese hat allerdings einen Nachteil: du hast nur die Möglichkeit, alle Termine mit einem bestimmten Datum auszulagern. Wer sich jedoch eine strukturierte Archivierung wünscht, für den ist es sinnvoll, einzelne Jahreskalender seperat zu archivieren. Für diesen Zweck müsstest du neben dem End- auch ein Anfangsdatum angeben können. In diesen Fällen verwendet man eigentlich die Exportfunktion. Damit kannst du genau wie mit der Archivfunktion, eine PST-Datei anlegen. Der Nachteil: anschließend musst du die exportierten Termine noch seperat aus dem Kalender löschen. Die Archivfunktion erledigt das Exportieren und Löschen in einem Arbeitsgang.
Wie gehe ich zum jahresweise Archivieren der Einträge vor?
1. Wähle im Menü Datei -> Importieren/Exportieren an.
2. Wähle die Option "In Datei exportieren" und klicke auf Weiter.
3. Aktiviere als Dateityp "Persönliche Ordner-Datei (.pst)" und klicke auf Weiter.
4. Danach markiere den Kalender als Quelle des Exportvorgangs und klicke auf die Schaltfläche Filter.
5. Um ein passendes Filterkriterium anzugeben, wechsel auf die Registerkarte Erweitert.
6. Wähle über die Schaltfläche Feld zuerst Alle Terminfelder und dann Serienbeginn aus.
7. Aktiviere unter Bedingung "am oder nach" und trage als Wert das gewünschte Anfangsdatum ein. Klicke danach auf Zur Liste hinzufügen, den so definierst du das erste Filterkriterium.
8. Danach mache diesen Schritt noch einmal, aber nur um das Enddatum festzulegen. Beachte jedoch, dass das Enddatum einen Tag nach dem eigentlich zu archivierenden Zeitraum liegt. Für Outlook endet ein ganztägiges Ereignis nämlich immer mit 0 Uhr des jeweiligen Folgetages.
9. Nachdem du auch das erledigt hast, bestätige mit OK und klicke im Assistenten auf Weiter.
10. Jetzt kannst du den Zielordner über die Schaltfläche Durchsuchen und den Namen der Datei festlegen.
11. Klicke nun auf Fertig stellen.
12. Outlook fragt dich jetzt nach einem Namen, der beim späteren Öffnen der PST-Datei in der Ordnerliste Outlook angezeigt wird. Den Exportvorgang startest du dann mit der Schaltfläche OK.
Damit sind die Termine aber noch nicht aus dem Kalender gelöscht, sondern müssten nun seperat gelöscht werden. Du kannst das aber auch mit einer neuen Kalenderansicht, in der sie dieselben Filterkriterien anwenden wie beim Exportieren erledigen.